|
Information gällande GDPR samt kamerabevakning Brf Väderkvarnen
Hantering av personuppgifter – GDPR
Från och med den 25 maj 2018 ersattes den svenska personuppgiftslagen med den europeiska Dataskyddsförordningen, kallad GDPR. Denna förordning gäller även för bostadsrättsföreningar och deras medlemmar. Vilka förteckningar och register som används för föreningens verksamhet samt några övriga upplysningar framgår nedan. Vad är en personuppgift? Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knyta an till en person som är vid liv. De allra vanligaste exemplen på personuppgifter är personnummer, namn och adresser. Vilka register har föreningen och vilka personuppgifter sparas där? Enligt Bostadsrättslagen (9 kap. 8§) är föreningen skyldig att hålla ett medlemsregister och en lägenhetsförteckning. Båda dessa register administreras på föreningens uppdrag av vår ekonomiska förvaltare. Medlemsregistret: Är offentligt vilket innebär att vem som helst har rätt att se vilka som är medlemmar i föreningen. Medlemsregistret innehåller uppgifter om föreningens medlemmar, dvs namn, adress, lägenhetsnummer och ägarandel. Medlemsregistret innehåller bara aktuella personuppgifter. Lägenhetsförteckning: innehåller bostadsrättslägenhetens historia och är inte offentlig. Enligt bostadsrättslagen ska följande uppgifter finnas för varje lägenhet i en bostadsrättsförenings lägenhetsförteckning:
I BRF Väderkvarnens lägenhetsförteckning finns också uppgifter om andrahandsupplåtelser och nivåer på månadsavgifterna. Endast bostadsrätthavaren själv har rätt att få utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande den lägenhet han/hon innehar med bostadsrätt. En bostadsrättshavare kan även ge fullmakt till exempelvis en mäklare att få tillgång till dessa uppgifter. Garageförteckning: För administration av föreningens garageplatser och kölista till garaget har föreningen två register, en kölista som innehåller köplatsnummer, namn, lägenhetsnummer, e-postadress och anmälningsdag samt en förteckning över vilka som har kontrakt på en garageplats. Denna förteckning innehåller namn, lägenhetsnummer, garageplatsnummer och nummer på portbrickor. Dessa förteckningar innehåller bara aktuella personuppgifter. Styrelsen administrerar och har tillgång till registret. Förrådsförteckning: För att administrera uthyrning av förrådplatser har föreningen en förrådsförteckning. Den innehåller namn, lägenhetsnummer och förrådsnummer på de förråd som hyrs ut. Nyckelregister: Föreningen har ett register över nycklar och de brickor som lämnats ut för tillträde till miljörummet. Det innehåller namn och lägenhetsnummer. Detta register finns också hos Norrlås AB som sköter servicen med nycklar och brickor. Nyhetsbrev: Medlemmar finns med på nyhetsbrevets sändlista för e-post, med e-postadress, adress, lägenhetsnummer samt namn. Detta i syfte att kunna distribuera information till rätt medlemmar och på ett enkelt sätt. Anslagstavlor: Medlemmarna finns med på tavlorna i huvudentréerna med namn och lägenhetsnummer. Föreningens e-postlåda: Adress till föreningens e-postlåda är: styrelsen@brfvaderkvarnen.net I e-postlådan sparas inkommande och utgående e-brev så länge innehållet är aktuellt. Ansvar för dataskyddet Styrelsen ansvarar för att föreningens register, förteckningar och e-postlåda sköts i enlighet med dataskyddsförordningens intentioner och att gallring sker regelbundet av personuppgifter som inte längre behöver finnas sparade. Personuppgiftsincident En personuppgiftsincident har inträffat om uppgifter om en eller flera registrerade personer har:
Det spelar ingen roll om något av ovanstående har skett oavsiktligt eller med avsikt, i både fallen klassas det som personuppgiftsincidenter. Om en personuppgiftsincident inträffar så ska styrelsen informera föreningens medlemmar om incidenten samt om den bedöms vara allvarlig även anmäla incidenten till datainspektionen. Kamerabevakning Brf Väderkvarnen i Söderdalen kamerabevakar miljörummet på Mäldgatan 2 som tillhör föreningen. Kamerabevakningen sker på grund av upprepade felsorteringar i sophanteringen vilket medfört mycket merarbete och extra kostnader för föreningen, men även på grund av upprepade inbrottsförsök i miljörummet. Kamerabevakningen sker således i enlighet med kamerabevakningslagen (2018:1200) med stöd i en så kallad ”intresseavvägning” och för att förebygga och utreda brott. Vi har beaktat det intrång i den personliga integriteten det innebär att bli filmad i miljörummet och vägt detta mot de kostnader och merarbete som föreningen orsakats. Uppgifterna lagras maximalt två månader, om inget särskilt skäl föranleder annat. Du som blir filmad har rätt att begära ut materialet där du förekommer. Du har också rätt att klaga hos Datainspektionen om du anser att vi bryter mot lagar, regler eller avtal. För mer information, läs mer hos Datainspektionen www.datainspektionen.se. De som har tillgång till det inspelade materialet är endast styrelseledamöter och suppleanter. Materialet är endast tänkt att användas av oss i styrelsen. Servern där det inspelade materialet lagras står i ett låst utrymme dit endast ett fåtal personer har tillträde. Övervakningskamerorna spelar inte in ljud. För kontakt gällande detta, vänligen skriv till oss på styrelsen@brfvaderkvarnen.net. Tillsynsmyndighet gällande kamerabevakningen är Datainspektionen. |
|